Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
Kwalifikowany podpis elektroniczny stanowi elektroniczny odpowiednik podpisu odręcznego i zawiera wszystkie jego najistotniejsze cechy, tzn. :
– potwierdza jednoznacznie tożsamość osoby podpisującej,
– uniemożliwia zaprzeczenie faktu podpisania,
– jest powiązany z treścią, która została podpisana,
– uniemożliwia wprowadzenie jakichkolwiek, niezauważalnych zmian w podpisanej treści.
Dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego w zamówieniach publicznych dysponujemy niepodważalnym dowodem złożenia oferty przez ściśle określoną osobę. Kwalifikowany podpis elektroniczny można uzyskać w placówkach podmiotów świadczących usługi zaufania lub ich partnerów. Uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego towarzyszy przedłożenie wymaganych dokumentów i zaświadczeń potwierdzających jednoznacznie tożsamość strony ubiegającej się o podpis.
Podpis elektroniczny (wymagany np. w aukcjach elektronicznych, komunikacji elektronicznej w przetargu) składa się kilku elementów tworzących tzw. bezpieczne środowisko:
– karta kryptograficzna
– czytnik
– oprogramowanie
– certyfikat kwalifikowany
– wystawca certyfikatu wpisany do rejestru uprawnionych podmiotów Narodowe Centrum Certyfikacji
Pojawiają się także rozwiązania chmurowe – podpis bez karty i czytnika, z certyfikatem w chmurze.
Podpisu kwalifikowanego w zamówieniach publicznych nie zastępuje Profil Zaufany w ePUAP.
Praktycznie prawie wszystkie dokumenty i oświadczenia Wykonawcy przekazywane Zamawiającemu muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym.
Wszystkie państwa unijne wystawiają swoje podpisy kwalifikowane w oparciu o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS), które wraz z systemem aktów delegowanych i implementujących zastąpiło w połowie roku 2016 starą dyrektywę 1999/93/WE w sprawie wspólnotowych ram prawnych dla podpisów elektronicznych oraz krajowe przepisy wszystkich państw członkowskich.