Elektroniczny dokument z ZUS lub KRK

Sty 12, 2020 | Elektroniczne zamówienia

Bardziej zaawansowani wykonawcy starają się uzyskiwać zaświadczenia od ZUS i KRK w postaci elektronicznej.

Nie muszą odstać w okienku, oszczędzają czas i dostają dokument od razu w pożądanej formie. W przeciwieństwie do standardowego papierowego, który dopiero trzeba zdigitalizować we własnym zakresie. 
Proces uzyskiwania elektronicznego zaświadczenia odbywa się poprzez odpowiednie platformy usług cyfrowych ZUS i Ministerstwa Sprawiedliwości. Na razie brzmi dobrze.

Pierwszy próg trudności to działanie samych platform – nie zawsze intuicyjne i przyjazne a czynności do złożenia wniosku i jego odbioru jest kilka. Ale nie o tym w tym wpisie. Chodzi nam o rezultat czyli o to co wykonawca dostanie i co przekazuje zamawiającemu.

Otrzymane od ZUS czy KRK zaświadczenie w formie elektronicznej to folder zawierający kilka plików. W formacie XML.
Nie da się ukryć, że ten format nie jest zbyt czytelny przy wyświetlaniu na komputerze.
Dlatego w komplecie znajduje się jeszcze jeden plik w formacie PDF zawierający całą treść zaświadczenia w przyjaznej do przeczytania  postaci.

Bardzo często wykonawca zapoznaje się właśnie tylko z tym plikiem i wysyła go do zamawiającego. W  pliku PDF jest oświadczenie wystawcy: Dokument podpisany podpisem elektronicznym.
I zamawiający jest zadowolony.
Do czasu. Do momentu gdy zaczyna szukać tego podpisu i weryfikować dokument.
Niestety nie znajdzie podpisu kwalifikowanego w PDF.

Sprzeczność?

Nie. Po prostu plik PDF jest tylko wizualizacją dokumentu elektronicznego, niejako odpisem jego treści ale sam w sobie nie jest zaświadczeniem podpisanym podpisem kwalifikowanym przez wystawcę. Jeżeli taki plik dostanie zamawiający to oczywiście musi wezwać wykonawcę do złożenia poprawnego pliku.
Jeśli zamawiający nie zauważy tej „sprzeczności”, to tak jakby przyjął niepodpisany dokument  co powinna wykorzystać szybko konkurencja lub kontrola.

Jak zatem postępować ?

Wykonawca nie może sam podpisać za zgodność z oryginałem tego PDF, nie może też wykonywać żadnych printscreenów z wyświetlonego na ekranie  podpisanego XML. To szalone pomysły ale nasza wyobraźnia nie zna granic.

Wykonawca musi przesłać zamawiającemu podpisany przez organ plik XML, nic do niego nie dopisywać ani nie podpisywać go za zgodność własnym podpisem.
Wystarczy taki XML samemu najpierw zweryfikować, upewnić się że podpis jest odpowiedni, sprawdzić treść (nie pomylić go z innym np. potwierdzeniem złożenia wniosku) i przekazać zamawiającemu w niezmienionej formie.
Uwaga: po otwarciu XML nie zapisywać żadnych zmian gdyż to naruszy integralność pliku.

Zamawiający sam teraz wykona podpobne czynności w celu walidacji podpisu.

Na naszych szkoleniach analizujemy przykładowe pliki ZUS i KRK.