Archiwizacja dokumentów elektronicznych

Sie 11, 2019 | Elektroniczne zamówienia

Mimo, że zagadnienie archiwizacji plików, dokumentów elektronicznych przekazywanych w trybie obowiązkowej komunikacji elektronicznej między zamawiającym a wykonawcą jest opisane w rozporządzeniu w sprawie środków komunikacji elektronicznej, to samo nie jest elementem komunikacji.

Rozporządzenie to powołuje się na przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i towarzyszące jej rozporządzenia, by wskazać  jak postępować ma zamawiający z plikami po zakończonym postępowaniu.
Archiwizacja leży w gestii zamawiającego, który ma przecież doświadczenie w tej dziedzinie.  Pliki z postępowania o udzielenie zamówienia nie są jedynymi plikami elektronicznymi, które musi archiwizować.

Nasuwa się pytanie czy zamawiający może swój obowiązek zrealizować korzystając z oferty platform komunikacji elektronicznej?

Raczej nie, czym innym jest outsourcing komunikacji a czym innym outsourcing archiwizacji.
Oczywiście, że platformy przechowują przekazywane pliki, bo choćby dla celów dowodowych nie mogą kasować elementów komunikacji. Te pliki tam po prostu są.
Czy nadal tam bedą jak platforma postanowi zawiesić lub zlikwidować działalność? Czy zamawiający będzie pamiętać na jakich warunkach i komu powierzył pliki, które ma obowiązek przechowywać np. przez 10 lat?

Ponadto jest bardzo wątpliwe by platformy przechowywały pliki w zgodzie z odpowiednimi rozporządzeniami. Zamawiający powinien zadbać o archiwizację we własnym zakresie podobnie jak archiwizuje np. dokumentacje księgową. Ma do tego zaplecze i nie musi budować nic nowego. To tylko kwestia organizacji nowych zasobów na istniejących dyskach.

Z tego samego punktu widzenia wychodzi UZP, który w obu projektach platformy e-zamówenia nie przewiduje archiwizacji.